Zapytanie ofertowe
Zapytanie ofertowe nr 3/2025
dotyczące: promocji ochockich przedszkoli publicznych
Zamawiający: Przedszkole nr 101, ul. Chotomowska 3
02-345 Warszawa
zaprasza do składania ofert na realizację usługi polegającej na:
1. Kampania reklamowa promująca ochockie przedszkola publiczne.
II. Opis przedmiotu zamówienia:
Organizacja wielokanałowej kampanii reklamowej mającej na celu zwiększenie zainteresowania ofertą przedszkoli publicznych w dzielnicy Ochota, nakierowana szczególnie na rodziców preferujących ofertę placówek prywatnych.
Elementy kampanii:
a) Kampania outdoorowa w okolicach 15 przedszkoli niepublicznych oraz 20 placówek publicznych w dzielnicy Ochota – 2 billboardy w okolicy każdej placówki z innym przekazem dla jednych i drugich. W przypadku braku dostępnych billboardów w okolicy placówki: citylighty lub inne. W przypadku braku jakichkolwiek dostępnych nośników – przekierowanie budżetu na promocję kampanii digitalowej (punkt c), do ustalenia.
b) Kampania digitalowa – produkcja 3 rolek (filmy od 30 do 90 sekund) i 4 postów (karuzela zdjęć) na Facebooku i Instagramie, targetowana na osoby w wieku 20-40 lat, mieszkające na Ochocie, w miarę możliwości zawężenia grupy docelowej – rodziców dzieci w wieku 2-6 lat.
c) Płatna promocja materiałów z punktu b), budżet 10 000 zł + prowizja agencji (transparentność budżetu, prowizji i wyników wymagana od wykonawcy)
d) Landing page (prosta strona internetowa) określająca „mocne strony” placówek publicznych (nie tylko zalety względem prywatnych, ale też efektowne przykłady z życia – zieleń, place zabaw, kuchnie, sztab psychologów i specjalistów, pomieszczenia integracji sensorycznej etc). Do tego na stronie krótki opis, zdjęcia i położenie na mapie każdej placówki publicznej. Opisy placówek na ich podstrony zapewnia Zleceniodawca.
e) Wydarzenie na facebooku – Dzień Otwarty
f) Na stronie www – zegar odliczający do Dnia Otwartego i wstawiony link/okno do wydarzenia na facebooku
g) Zakup domeny typu ochockieprzedszkola.pl (lub innej zależnie od koncepcji kampanii)
h) Wizyta profesjonalnego fotografa w każdej z 20 placówek, wykonanie przynajmniej kilku zdjęć najbardziej efektownych elementów/miejsc każdego przedszkola.
Harmonogram:
- 23 grudnia – wybór wykonawcy, poinformowanie o wyborze oferty - do 19 stycznia – przygotowanie wstępnych wersji strony www, postów do mediów społecznościowych, grafik na nośniki outdoorowe; - do 19 stycznia – zakończenie sesji zdjęciowych w przedszkolach (przynajmniej kilka profesjonalnych zdjęć na przedszkole); - do 26 stycznia – wypełnienie treścią, poprawki i opracowanie finalnej wersji strony www, postów do mediów społecznościowych, grafik na nośniki outdoorowe; - do 26 stycznia – nakręcenie i montaż 3 filmów promocyjnych w placówkach; - od 27 stycznia do 7 lutego – dwutygodniowa kampania reklamowa złożona z powyższych działań, mająca swoją kulminację w dzień otwarty (wszystkie placówki jednocześnie); - 7 lutego – dzień otwarty w ochockich przedszkolach publicznych, mniej więcej w połowie okresu rekrutacji do miejskich przedszkoli.
Harmonogram może ulec zmianie zależnie od daty startu rekrutacji do miejskich przedszkoli.
III. Termin realizacji zamówienia:
1. Rozpoczęcie – po podpisaniu umowy.
2. Zakończenie – luty 2026.
IV. Okres gwarancji za wykonane prace: strona www oraz raporty z kampanii digitalowych mają być dostępne przez rok od daty zakupu domeny.
V. Kryteria oceny ofert:
Cena z rozpisanymi wszystkimi elementami – 50%
Portfolio – doświadczenie wykonawcy w tworzeniu grafik, filmów i stron www – 40%
Doświadczenie w branży oświaty lub edukacji – 10%.
VI. Miejsce i termin składania ofert:
1.Ofertę należy złożyć do dnia 22 grudnia 2025 do godz. 14:00 w siedzibie Zamawiającego,
tj. 02-345 Warszawa, ul. Chotomowska 3
- osobiście, lub za pośrednictwem operatora pocztowego – w zamkniętej kopercie z umieszczoną na niej nazwą i adresem Wykonawcy, nazwą oraz adresem Zamawiającego z dopiskiem „Promocja ochockich przedszkoli”. Liczy się data wpływu do wskazanej placówki a nie data stempla pocztowego; - elektronicznie na adres mailowy: p101@eduwarszawa.pl
2.Otwarcie ofert nastąpi w dniu 23.12.2025 o godz. 10:00 w siedzibie Zamawiającego.
3.O wyborze oferty Zamawiający poinformuje wybranego Wykonawcę telefonicznie i elektronicznie.
VII. Sposób przygotowania oferty:
1. Ofertę należy przygotować według swojego schematu z jak najszerszym opisem do niniejszego zamówienia.
2. Oświadczenie wykonawcy
3. Oferta musi być podpisana przez osobę/osoby upoważnioną/e do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze handlowym lub innym dokumencie właściwym dla formy organizacyjnej Wykonawcy.
4. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
VIII. Informacje dodatkowe:
1.Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontaktowania się z wybranymi Wykonawcami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert a także możliwość dodatkowych negocjacji z wybranym Wykonawcą.
2.Niniejsze Zapytanie ofertowe nie stanowi przetargu w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego oraz Ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający nie jest zobowiązany do wyboru jakiejkolwiek z ofert a złożenie oferty nie stanowi podstawy do wystąpienia z jakimkolwiek roszczeniem wobec Zamawiającego.
3. Przedszkole nr 101 zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
Osoby do kontaktu:
Marzanna Jakóbczyk-Bogacka, tel. 798182362
Dorota Wawrzyniuk, tel. 723555938